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プロジェクトを成功に導く議事録の書き方

Kazumasa Miyauchi

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プロジェクトを成功に導く議事録の書き方の画像

なぜ議事録が必要なのか

どのようなプロジェクトであっても、たくさんの情報や複数人の意見があり、それらを整理しながらプロジェクトは進行していきます。特に多くの情報が飛び交うミーティングのような場においては、目的達成に向けた一貫性と、曖昧さを回避し効率性を担保するために議事録は非常に有効です。

「ミーティングでなんて言ってましたっけ?」

このような発言をしたり聞いたりしたことのある人も多いのではないでしょうか。こういったコミュニケーションにおけるミスを減らすことで、私たちのような少人数のチームであっても最大限リソースを活かすことができます。

伝達ミスをなくし、効率の良いコミュニケーションを実現するため、私たちは議事録を作るためのルールを設け、役職問わず正しく議事録をとり、誰もが共通認識を持てるように努めています。

UNITBASEでの議事録ルール

UNITBASEの議事録ルール(Google Docs)

なぜ書くのか

現状把握と情報の整理によって認識の齟齬をなくし、スムーズなプロジェクト進行を実現するために書きます。また、目的を達成するために議事録は社内メンバーの誰もが担当できるような体制をとることで、適切に情報を整理し、正しい状況を把握ができる状態を実現するためにも必要です。

誰が書くのか

基本的にミーティングに参加したメンバーは全員議事録を書くようにしています。私たちは役職を決めずに横断的にプロジェクトに関わる業務の進め方を行っていますが、各メンバーの強みも異なり、それぞれの強みによって重点的に見ているポイントや捉え方も変わってくるのです。なので、全員で議事録をとり、ミーティング後のラップアップでその精度をより高めることができると考えています。

【実際の議事録制作までの流れ】
・ミーティング前(もしくは直後)に議事録をまとめる担当を決める(ただし全員議事録はとる)
・担当者が議事録を作る
・担当者が議事録を同席したメンバーにシェア
・同席したメンバーが添削
・同席したメンバー全員の合意を得る
・クライアントの合意を得る

何を書くのか

ミーティング中は会話の流れでふと思っていることや推測や感想も多く飛び交いますが、基本的にこれらは全て曖昧さを生む「解釈」だと考えています。なので、最終的にどうなったのかという決定事項の透明性を損なう原因となるため議事録には残しません。どんな話をしたのかも議事録として残すべき項目ですが、それ以上に何が決まったのかという決定事項と、いつまでに何をするべきなのかがスムーズなプロジェクト進行には欠かせません。その場の印象やポロッと出た本音のような発言、個人的に情報として残しておきたいものは、あくまで個人的なメモとして議事録とは別に書き留めるようにしています。

どう書くのか

事実を明確に簡潔に、可能な限り箇条書きで記載することで、文章を読み込むことなく理解できる形にし、議事録を確認する工数を減らすように努めています。また、粒度の大きいものから順序立ててまとめることで、読み手に対して正しい理解を促すことができるため、解釈の余地を極力減らすことができます。さらに、ネクストアクションについては「誰が」「いつまでに」まで記載することで自分たちにとっても、クライアントにとってもスムーズな進行を実現可能です。

また、シンプルにするために使いがちな「それ、これ」などの指示詞を極力使わないようにも気をつけています。シンプルにしようとして内容が不明瞭になってしまっては認識齟齬を生みやすくなるため、主語、目的語でまとめられると理想的です。

議事録の精度を上げる

事前準備

ミーティングが始まってから白紙の状態で議事録を書き出すと、何の話をしているのかの整理がおいつかず、「ちゃんと聞き取れず議事録が書けませんでした」というケースが発生しやすいです。そのため予めアジェンダを用意しておき、そこに話した内容を追記していくことで、「議題」に対しての「決定事項」をスピーディに書き留めることができます。

また、ミーティングには必ずミーティングのゴールがあるはずです。そのために何を話すのかは事前に目処をつけることができるため、アジェンダと併せて予め議題に上がりそうな内容をリストアップしておくと、ミーティングのスムーズな進行を実現するにも効果的です。お問い合わせを頂いてから初めてお話を伺うミーティングの場合は、下記のような項目を予め議事録に記載しています。

提出について

提出に関してはスピードが重要と考えています。時間が経てば内容を忘れてしまいますし、ネクストステップに向けて動き出すために、ミーティングが終わった後にできるだけ早く議事録を提出するようにしています。昨今ではオンラインミーティングも増えてきているため、録画した動画などで内容を振り返ることもできますが、動画を見返すことで時間をロスしてしまうので、できるだけミーティング直後に議事録に取り組むのが理想的だと考えています。また、Google Driveなどに議事録の格納専用のディレクトリを用意し、アーカイブを残すことで、社内外のメンバーががいつでも内容を確認できるので便利です。

その他のポイント

場合によっては自分で話しながら議事録をとるケースもありますが、なかなか両方をスピーディにこなすことは難しいです。なので、話すことと書き留めることの双方に注力できるように、極力アプリケーションの箇条書き書式でまとめています。
(項目を書き始める都度「・」を打つのは時間のロス)

また、ミーティング中に整理された議事録が作れれば理想的なのですが、その場で情報を整理しながらまとめていくのが難しい場合は、話し合ったこと、気になったことは全て書き留めて、ミーティング後に整えるというやり方も有効です。ミーティング中にまとめるよりも時間はかかりますが、情報と頭の中の整理にもなるため、社内では自分がやりやすい方法で対応するようにお願いしています。(ちなみに私は後から整理しています。)

議事録に書くべき情報の判断

これまでまとめてきた通り、議事録は最終的に曖昧な表現や個人的に思ったことや感じたことをできるだけ排除することが重要です。しかし、議事録を書き始めて間もない方からは、ミーティングで話した内容の中で書き残すべき項目と書き残さなくてもいい項目の判断が難しいという意見をもらうことがあります。その場合は、ミーティングのゴールを達成するために必要な情報であるかどうかで判断するのが理想的だと伝えています。そこで、重要になってくるのがアジェンダです。

ミーティングのゴールという視点だと粒度が大きく何を書くべきか判断することが難しのですが、ゴールを目指すために必要な項目をアジェンダを通して細分化することで、どのようなことを書き残すべきか判断がしやすくなります。

例えば、ゴールを「要件定義の内容精査」と設定した場合では考えなければいけないことが多岐にわたりますが、下記のようにアジェンダを設定すると、何を議事録に書き残すべきか分かりやすくなるのではないでしょうか。

ゴール:要件定義の確定
1.コンテンツ要件の洗い出し
・制作対象ページの精査
・更新対象箇所の制作
2.設計要件の洗い出し
・UXマップの方向性
・KPIベースの導線設計
3.制作要件の洗い出し
・デザイン設計
・フロントエンド周りの詳細要件
4.ネクストステップ

このように、小さなゴールを集約してミーティング全体のゴールを目指せば、書き残すべき項目の解像度が上がってくるので、書き残すべき項目の判断が容易になってきます。また、アジェンダには必ず「ネクストステップ」が発生するため、この項目が次回MTGのアジェンダとして設定することができます。

よりよいプロジェクト進行のために

デザインの価値をより良く伝える3つの指標でも述べている通り、殆どの場合ミーティングでお話する相手はデザイナーではありませんし、自分とは違う専門領域の方であることの方が多いです。そのため、正しい共通認識を得るために情報を整理し、関係者にとってわかりやすい順序で簡潔にまとめる必要があります。横断的にプロジェクトに関わる業務の進め方をしている弊社ではメンバーの誰もが議事録を書く必要があると考え、このようなルールを作って運用しています。

目的を達成するための最短距離を目指す」

これは私たちが大事にしているカルチャーの1つです。これを実現するために効率性と一貫性を担保する議事録を通じて、スムーズにビジネスを成功に導いていきます。

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