業務改善を実現するフレームワークKPT

業務改善を実現するには、次にどう改善していくのかを見つけ出すことが大切です。クオリティアップや効率化などの業務改善を実現するワークショップ型フレームワークとして「*KPT」が有名で、ご存じの方も多いのではないでしょうか。

*KPTとはKEEP（良かったこと）、PROBLEM（問題を感じたこと）、TRY（挑戦すること）の頭文字を組み合わせた言葉で、KEEPとPROBLEMからTRYを導き出すフレームワークです。

しかし、KPTを行ってみた結果、うまく改善内容が導き出せなかった、実際に問題が改善されているか分からない、正しく進行できているか分からない、などの声を聞くことがあります。シンプルなフレームワークであるからこそ、何のために実施して、どのように進行するのか正しく理解しておかないとその効果を実感しづらいのかも知れません。

私たちがKPTを行う本当の理由

普段行っているWeb制作業務では、成果物として可視化されないものも多分にあると考えています。特にディレクターが担当する領域は必要とされるスキルのほとんどが可視化されない無形のスキルであることが多く、自分自身で成長しているかどうか分かりづらいという特徴があります。

私たちのような役職を限定せず横断的に業務を行う環境では、誰もがディレクターやプロジェクトマネージャーのようなポジションを担うことが想定されます。そのため、KPTを用いて成長を言語化する機会を作ることが、重要になってくると考えています。

KPTを行うことで成長が言語化された結果、次の目標が明確になり、自立したチームになれることこそ、私たちがKPTを行っている本当の理由です。

明確なTRYを導き出す方法

1. 粒度とグルーピング

KEEPやPROBLEMは状況把握のための情報の整理段階になりますが、この内容が大雑把で粒度が大きいと、具体的に何をすべきなのかがよく分からず、「それで、何をすればいいんでしたっけ？」という状態になりがちです。逆に具体的な内容にし過ぎると、目的を見失い論点がずれ始め「そもそも何をしたかったんでしたっけ？」となってしまいます。これらの状況を回避し、適切な粒度でKEEPとPROBLEMを導き出すためには「グルーピング」が有効です。

プロジェクトメンバーごとに考えていることや視点は異なるものの、KPTを進行する中で同じようなカテゴリに属する付箋が複数出てきます。例えば、KEEPとして挙がった「PMシートの有効活用」と「定期的なインナーMTGの実施」は「進行管理」というカテゴリ付箋同士を近づける（もしくは重ねる）などしてグルーピングします。付箋に書かれた具体的な話と、それが要約すると何の話であるかを明らかにすることで、適切な粒度で正しい現状把握ができるようになります。

2. 経緯や意図と一緒にシェアする

ワークショップでは付箋を貼り付けて行く進行方法が一般的です。しかし、その内容をシェアする時に書いてあることを話すだけでは、何故そのKEEPとPROBLEMを書いたのか分からず、主観的な意見を述べただけになってしまいます。付箋の内容は書くに至った経緯があり、その前後関係が明らかになることで、他メンバーとの理解をより深める客観的な視点になるのではないでしょうか。特にPROBLEMをシェアする時には、書いた内容を踏まえてどうTRYしていくのが良いのかという意見も出すことで、ディスカッションしやすく建設的な進行ができると考えています。

3. TRYをディスカッションしてリスト化する

KEEPとPROBLEMの付箋を元に、TRYも付箋に書いて共有する進行が一般的ですが、私たちはTRYをディスカッション形式でリストアップしています。KEEPとPROBLEMは個人の内省を経て客観的な視点を他のメンバーに提示することで成長の可視化などが実現できるため付箋の使用が有効です。一方、TRYは客観的な情報が網羅された中で、チームとしてのネクストアクションを導き出すフェーズです。そのため、ディスカッション形式にすることでスピーディに意思決定しやすくなりますし、内省から導き出すTRYよりも建設的にな結果になるのではと考えています。

4. NEXT STEPを導き出す

TRYでは多くの改善案が出てきますが、全てのTRYを一気に進めるのは全方位的になってしまい、何も実現できなくなってしまう可能性が高いです。そのため、TRYの中でプライオリティをつけて、実際に実行する項目としてNEXT STEPをピックアップするようにしています。また、一気に改善点を解消できれば理想的ではあるのですが、複数のTRYを並行して進めることで、どのTRYがどのKEEPとPROBLEMによるものだったのかの因果関係が分かりづらくなり、改善されたことに気付きづらくなることが懸念されます。そのため、TRYでは多くの可能性を導き出し、今フォーカスすべき項目をNEXT STEPとして設定することが理想的なのではないかと考えています。

5. 定期的にふり返る

KPTを実施する中で、私自身難しいと考えているのが継続性です。一度設定したTRYも、実施してみてどうだったのかという話ができない限り、改善されたがどうかという気付きが得られません。そのため、チーム内で定期的にTRYに設定した内容をふり返り、進捗状況と達成状況を共有しつつ、進捗の悪いものに関しては原因と今後の対応方法の改善などを検討する必要があります。ふり返りのタイミングとしては定期的に実施されるものをベースにすると理想的です。

・次のプロジェクトが開始する前
・週次や月次のミーティング
・プロジェクトのマイルストーン毎
・クォーターごとの報告会
・その他、独自で設定している定例会など

自立したチームを実現するために

今回ご紹介した私たちが採用しているKPTの進行方法や理解は、回を重ねるごとにチューニングしてきた内容なので、正しい方法とは言えない部分もあるかも知れません。しかし、プロジェクトに参加したメンバー同士で意見を出しあって、最適な形を作り続けているという点で、自立したチームを実現できているのではないかと考えています。

また、これまでブログで紹介してきたデザインの考え方、PMシートの精度、議事録のルール策定などにもKPTの結果が活かされています。このようにふり返りを通して私たち自身をアップデートし続けていくことで、価値を提供し続けられるチームを目指していきます。